ROMÂNIA SE CONFIRMĂ
JUDEŢUL
HARGHITA Directorul Direcţiei
Judeţene Harghita
ORAŞUL BORSEC a Arhivelor Naţionale
CONSILIUL LOCAL
APROBAT,
PRIMAR,
Vaida Valentin
Alexandru
N
O M E N C L A T O R
Documentelor de
arhivă aprobat prin Hotărârea Consiliului local Borsec
Nr. 22 din 28 martie 2006.
Indicatorul şi
denumirea compartimentului |
Nr. Dosar |
Denumirea dosarului (conţinutul pe
scurt al problemelor la care se referă) |
Termen de păstrare |
OBS. |
A Serviciul
Administraţie Publică Locală şi Relaţii cu
publicul |
1 |
Hotărâri
ale consiliului judeţean, decizii ale delegaţiei permanente, ordine
ale prefectului, alte precizări cu caracter normativ. |
Permanent |
|
2 |
Procese verbale,
rapoarte, informări şi alte materiale supuse spre analiză
consiliului local. |
Permanent |
|
|
3 |
Hotărârile
consiliului local |
Permanent. |
|
|
4 |
Dosare speciale
ale şedinţelor, materialul şedinţei, problemele
dezbătute |
Permanent |
|
|
5 |
Activitatea
comisiilor pe domenii de activitate, procese verbale, evidenţe,
rapoarte, avize, etc. |
Permanent |
|
|
6 |
Registrul de
evidenţă a hotărârilor şi dispoziţiilor |
Permanent |
|
|
7 |
Lucrări
privind alegerile locale şi generale, corespondenţa în domeniu,
listele electorale permanente |
Permanent |
|
|
8 |
Evidenţa
urmăririi executării sarcinilor din hotărâri, dispoziţii,
precum şi corespondenţa legată de realizarea sarcinilor din aceste
acte şi din alte acte normative |
Permanent |
|
|
9 |
Evidenţa
contractelor de înfrăţire, colaborare, asociere cu
autorităţi publice române şi străine |
Permanent |
|
|
10 |
Materiale cu
privire la transparenţa decizională |
Permanent |
|
|
11 |
Lucrări
privind organizarea şi desfăşurarea activităţilor de
cunoaştere şi popularizarea legislaţiei, informare
publică directă |
5 ani |
|
|
12 |
Lucrări în
legătură cu organizarea de referendum, adunări publice sau
alte manifestări |
Permanent |
|
|
13 |
Lucrări în
legătură cu asigurarea ordinii publice, organizarea pazei
bunurilor, relaţii cu poliţia, corespondenţă |
5 ani |
|
|
14 |
Registrul
actelor notariale |
Permanent |
|
|
15 |
Registrul
privind înregistrarea de gaj, garanţii etc. |
Permanent |
|
|
16 |
Lucrări
privind transmiteri de bunuri, propuneri pentru scoaterea unor terenuri din
circuitul agricol, donaţii, succesiuni, ieşiri din indiviziune
şi alte acte cu caracter juridic. |
Permanent |
|
|
17 |
Procese,
procedură, citaţii, sentinţe de condamnare şi
corespondenţă cu organele de procuratură, judecătorii,
jandarmerie |
Permanent |
|
|
18 |
Propuneri,
sesizări şi reclamaţii
ale cetăţenilor împreună cu referatele şi adresele
privind soluţionarea lor. Corespondenţă legată de
soluţionarea problemelor ridicate în audienţe, registrul de
audienţe |
Permanent |
|
|
19 |
Registrul de
audienţe |
Permanent |
|
|
20 |
Registrul de
intrare – ieşire a corespondenţei |
30 ani |
|
|
21 |
Registrul de
evidenţă a delegaţiilor, deplasărilor |
5 ani |
|
|
22 |
Lucrări
referitoare la confecţionarea şi evidenţa ştampilelor
şi sigiliilor aflate în folosinţă precum cele scoase din uz. |
Permanent |
|
|
23 |
Copia
adeverinţelor şi certificatelor eliberate prin care se atestă
un anumit fapt, o situaţie, etc. |
3 ani |
|
|
24 |
Indicatoare ale
termenelor de păstrare ale documentelor, Inventarele fondului şi
colecţiilor arhivistice. Procese verbale de selecţionare cu
aprobările de la Arhivele Naţionale |
Permanent |
|
|
25 |
Relaţii
şi corespondenţă cu partidele politice, asociaţii,
fundaţii, organizaţii neguvernamentale |
Permanent |
|
|
26 |
Adrese
corespondenţă legată de coordonarea activităţii
serviciilor, compartimentelor de specialitate din cadrul primăriei
şi a consiliului |
permanent |
|
|
|
27 |
Condica de
prezenţă |
3 ani |
|
28 |
Diferite oferte |
3 ani |
|
|
29 |
Invitaţii
primite de la diferite instituţii din ţară şi din
străinătate şi din partea altor entităţi pentru
participare la manifestări culturale, sportive organizate |
3 ani |
|
|
30 |
Procese verbale
de îndrumare şi control executate de organele competente şi
adresele legate de realizarea sarcinilor stabilite de acestea, Registrul unic
de control |
Permanent |
|
|
31 |
Acte, proceduri
cu privire la organizare de recensământ. |
Permanent |
|
|
32 |
Lucrări,
adrese, documentaţii, corespondenţă şi registrul pentru
lansarea de programe şi proiecte. |
Permanent |
|
|
B. Autoritate
tutelară şi asistenţă socială |
1 |
Anchete sociale,
dări de seamă, avize rapoarte ţi alte acte privind conducerea
şi exercitarea atribuţiilor de autoritate tutelară şi
asistenţă socială |
Permanent |
|
2 |
Registrul de
evidenţe a anchetelor sociale. |
Permanent |
|
|
3 |
Registrul de
evidenţe a minorilor. |
Permanent |
|
|
4 |
Registrul de
evidenţă a persoanelor defavorizate. |
Permanent |
|
|
5 |
Registre cu
beneficiarii de alocaţie complementară, monoparentală. |
Permanent |
|
|
6 |
Registrul cu
privire la beneficiarii de ajutor social. |
Permanent |
|
|
7 |
Registrul cu
privire la beneficiarii de alocaţie de stat pentru copii. |
Permanent |
|
|
8 |
Acte referitoare
cu privire la instituirea de tutelă şi curatelă |
Permanent |
|
|
9 |
Acte referitoare
la încheierea de acte juridice de către persoane vârstnice |
Permanent |
|
|
10 |
Registrul de
evidenţă a dispoziţiilor primarului privind acordarea unor
ajutoare |
Permanent |
|
|
11 |
Acte cu privire
la handicapaţi |
Permanent |
|
|
12 |
Corespondenţă,
registru, alte acte cu privire la distribuţia laptelui praf |
5 ani |
|
|
13 |
Documente cu
privire la beneficiarii de indemnizaţie de creştere a copilului
până la 2 ani |
5 ani |
|
|
C. Resurse
Umane, plan, salarizare, personal. |
1 |
State de salarii |
50 ani |
|
2 |
Hotărâri,
dispoziţii privind resursele umane |
Permanent |
|
|
3 |
Situaţii
statistici cu fond salarii şi personal |
Permanent |
|
|
4 |
Declaraţii,
contribuţii asigurări sociale |
Permanent |
|
|
5 |
Declaraţii
contribuţii asigurări sănătate |
Permanent |
|
|
6 |
Declaraţii,
contribuţii fond şomaj |
Permanent |
|
|
7 |
Dosare
personale, personal contractual |
Permanent |
|
|
8 |
Dosare
personale, funcţionari publici |
Permanent |
|
|
9 |
Diferite
adeverinţe pentru atestarea unui fapt. |
15 ani |
|
|
10 |
Corespondenţă
cu privire la popriri, reţineri din salarii pentru terţe persoane |
15 ani |
|
|
11 |
Cereri de
angajare |
10 ani |
|
|
12 |
Cereri concedii
de odihnă, planificarea şi efectuarea concediilor de odihnă |
3 ani |
|
|
13 |
Avize,
situaţii, relaţii cu ANFP |
10 ani |
|
|
14 |
Fişe
fiscale |
Permanent |
|
|
15 |
Lucrări
referitoare la pregătirea şi perfecţionarea pregătirii
profesionale a personalului |
5 ani |
|
|
16 |
Concursuri,
examene , promovări |
5 ani |
|
|
17 |
Regulamentul de
funcţionare, regulamentul de ordine interioară, statutul
personalului |
Permanent |
|
|
18 |
Procese verbale
cu activitatea depusă de comisia paritară |
Permanent |
|
|
19 |
Procese verbale
cu activitatea depusă de comisia disciplinară |
Permanent |
|
|
D.
Compartimentul buget – contabilitate, financiar |
1 |
Buget aprobat |
Permanent |
|
2 |
Lucrări
privind întocmirea proiectului de buget, surse de autofinanţare,
activităţi legal constituite şi corespondenţa în
legătură cu executarea bugetului |
10 ani |
|
|
3 |
Acte
justificative contabile privind execuţia bugetului prin casă,
bancă, registrul de casă, borderouri, chitanţe, extrase de
cont |
10 ani |
|
|
4 |
Registrul de
evidenţă a veniturilor şi cheltuielilor |
10 ani |
|
|
5 |
Dări de
seamă contabile, statistici, rapoarte, sinteze privind execuţia
bugetului. |
Permanent |
|
|
6 |
Registrul de
evidenţă a materialelor |
10 ani |
|
|
7 |
Situaţii
financiare |
Permanent |
|
|
8 |
Centralizatoare
salarii, salarii în original |
Permanent |
|
|
9 |
Consum timbre,
carburanţi |
10 ani |
|
|
10 |
Deschideri de
credite |
10 ani |
|
|
11 |
Contracte
privind achiziţii de bunuri, servicii, furnizare |
Permanent |
|
|
12 |
Procese verbale
privind execuţia lucrărilor, serviciilor |
Permanent |
|
|
13 |
Angajamente,
propuneri, ordonanţări |
Permanent |
|
|
14 |
Documente
privind inventarierea patrimoniului |
Permanent |
|
|
15 |
Declaraţii
fiscale (TVA) |
10 ani |
|
|
16 |
Registrul
jurnal, registru inventar |
Permanent |
|
|
17 |
Registru
inventar |
Permanent |
|
|
18 |
Carte mare,
fişa conturilor informatizat |
10 ani |
|
|
19 |
Balanţa de
verificare |
10 ani |
|
|
20 |
Control
financiar preventiv |
10 ani |
|
|
21 |
Comenzi |
5 ani |
|
|
22 |
Oferte pentru
procurări prin cumpărări directe |
10 ani |
|
|
23 |
Corespondenţă
cu privire la buget, contabilitate |
5 ani |
|
|
24 |
Evidenţa
bonurilor de consum |
10 ani |
|
|
25 |
Notă de
recepţie şi contactarea de diferenţe |
10 ani |
|
|
26 |
Fişe de
magazie |
10 ani |
|
|
27 |
Foaie de parcurs
|
10 ani |
|
|
E -
Financiar |
1 |
Procese verbale
cu privire la amenzi |
Permanent |
|
2 |
Certificate
fiscale |
10 ani |
|
|
3 |
Declaraţii
de impunere |
Permanent |
|
|
4 |
Recuperarea
creanţelor fiscale |
5 ani |
|
|
5 |
Contracte,
abonamente, transport gunoi |
Permanent |
|
|
6 |
Acordări de
diminuări, impozite |
3 ani |
|
|
7 |
Extras rol |
15 ani |
|
|
8 |
Registre rol |
Permanent |
|
|
9 |
Regulamente,
circulări, instrucţiuni şi alte acte cu caracter normativ |
Permanent |
|
|
10 |
Lucrări
privind programe, prognoze, asupra veniturilor |
10 ani |
|
|
11 |
Registru
matricol |
Permanent |
|
|
12 |
Extrase cont,
ordine de plată, note contabile , cont execuţie şi alte acte
privind veniturile bugetare |
10 ani |
|
|
13 |
Situaţii
privind stabilirea impozitelor agricole şi a altor impozite |
15 ani |
|
|
14 |
Hotărâri
privind stabilirea impozitelor şi taxelor locale |
Permanent |
|
|
15 |
Lucrări
privind recensământul contribuabililor, impuneri, situaţii privind
realizarea planului de încasări la impozite şi taxe |
15 ani |
|
|
16 |
Referate şi
corespondenţă cu privire la realizarea creanţelor,
obţinerea titlurilor executori, insolvabili |
5 ani |
|
|
17 |
Procese verbale
de verificare al gestiuni, note de control şi de constatare efectuate de
organele financiare şi corespondenţa |
10 ani |
|
|
18 |
Registrul de
evidenţă a imprimatelor cu regim special |
15 ani |
|
|
19 |
Instrucţiuni
şi precizări în legătură cu activitatea financiară |
Permanent |
|
|
20 |
Evidenţa
şi dosarele cu deţinătorii de mijloace de transport. Persoane
fizice şi juridice. |
15 ani |
|
|
F. Starea
civilă |
1 |
Instrucţiuni,
regulamente, ordine, circulări şi alte acte cu caracter normativ
emis de organele ierarhic superioare în probleme de stare civilă |
Permanent |
|
2 |
Declaraţii
şi certificate medicale constatatoare de fapte - naştere |
Permanent |
|
|
3 |
Declaraţii
şi certificate medicale constatatoare de fapte - căsătorie |
Permanent |
|
|
4 |
Declaraţii
şi certificate medicale constatatoare de fapte - deces |
Permanent |
|
|
5 |
Transcrieri,
sentinţe judecătoreşti, sentinţe de divorţ,
lucrări privind pierderea cetăţeniei, reconstituire sau
întocmirea ulterioară a actelor de stare civilă |
Permanent |
|
|
6 |
Cereri, adrese
privind eliberări de certificate şi dovezi de acte de acte de stare
civilă pentru uzul organelor de stat. |
Permanent |
|
|
7 |
Documente depuse
la organele competente a actelor decedaţilor şi a certificatelor
anulate |
Permanent |
|
|
8 |
Registru privind
gestionarea certificatelor de stare civilă, |
30 ani |
|
|
9 |
Registru de
intrare – ieşire a corespondenţei pe linia de stare civilă |
30 ani |
|
|
10 |
Registru procese
verbale de îndrumare şi control |
5 ani |
|
|
11 |
Listele
codurilor numerice personale împreună cu corespondenţa şi
procesele verbale de rectificare |
Permanent |
|
|
12 |
Registru
urmărire certificate de stare civilă declarate dispărute |
10 ani |
|
|
13 |
Registru de
evidenţă a livretelor de familie eliberate |
Permanent |
|
|
14 |
Registre de
stare civilă |
Permanent (după 100 ani se depune la Arhivele
Naţionale) |
|
|
15 |
Menţiuni |
Permanent |
|
|
G. Serviciul agricultură |
1 |
Registrul
agricol, centralizatorul registrului agricol |
Permanent |
|
2 |
Lucrări
privind întocmirea şi conducerea registrului agricol |
15 ani |
|
|
3 |
Lucrări
privind constituirea şi reconstituirea dreptului de proprietate (cereri,
contestaţi, anexe, tabele, hotărâri, sentinţe
judecătoreşti, punere în posesie, titluri de proprietate,
hărţi cadastrale) |
Permanent |
|
|
4 |
Registrul de
transcriere a proprietăţii animalelor, certificate pentru
adevărirea proprietăţii şi sănătăţii
animalelor, certificate de producător. |
15 ani |
|
|
5 |
Lucrări în
legătură cu sectorul zootehnic, recensământul animalelor,
prevenirea şi combaterea pericolelor, produse de animale |
15 ani |
|
|
6 |
Amenajamente
silvice, privind păşunea şi pădurea |
Permanent |
|
|
7 |
Lucrări
privind administrarea păşunilor, repartizare, taxe
întreţinere, valorificare bunuri |
15 ani |
|
|
8 |
Administrarea
pădurilor, autorizaţii de tăiere, foi de transport,
corespondenţă şi relaţii cu organele silvice |
10 ani |
|
|
9 |
Registrul cu
evidenţă numerelor de înmatriculare a mijloacelor cu tracţiune
animală |
15 ani |
|
|
10 |
Lucrări,
dări de seamă, corespondenţă legală de închirieri,
concesiuni, licitaţii, vânzări de bunuri mobile şi imobile |
Permanent |
|
|
11 |
Contracte de
închirieri, concesiuni, şi alte contracte |
Permanent |
|
|
12 |
Registrul
candidaturi şi oferte concesiuni |
Permanent |
|
|
13 |
Registrul
contractelor, date şi informaţii referitoare la derularea
contractelor de concesiune |
Permanent |
|
|
14 |
Dosarul special
al concesiunilor |
Permanent |
|
|
H. Activităţi
economice |
1 |
Evidenţa
autorizaţiilor de funcţionare, carnet de autorizaţii de
funcţionare |
Permanent |
|
2 |
Lucrări
privind eliberarea autorizaţiilor de funcţionare privind
organizarea şi desfăşurarea de activităţi pe baza
liberei iniţiative |
Permanent |
|
|
3 |
Registrul cu
evidenţa avizelor eliberate de primar |
Permanent |
|
|
4 |
Viza
eliberată de primar în vederea înfiinţări,
funcţionării, modificări, de activităţi economice pe
baza liberei iniţiative |
Permanent |
|
|
5 |
Lucrări în
legătură cu aprobarea şi urmărirea programelor de funcţionare
a unităţii lor comerciale |
10 ani |
|
|
6 |
Relaţii cu societăţile
comerciale, asociaţii familiale, etc. |
5 ani |
|
|
7 |
Lucrări în
legătură cu protecţia consumatorului |
10 ani |
|
|
8 |
Lucrări
privind organizarea şi administrarea pieţelor, târgurilor şi
oboarelor. |
Permanent |
|
|
I. Învăţământ,
cultură, sănătate, sport şi culte |
1 |
Lucrări
privind sprijinirea activităţilor şcolare, culturale, sportive
şi de agrement, a dispensarului uman, a centrului de îmbunătăţire
a calităţii vieţi, şi corespondenţa în
legătură cu aceştia. |
Permanent |
|
2 |
Corespondenţă
şi relaţii cu instituţiile de cult şi reprezentanţi
acestora |
Permanent |
|
|
3 |
Activitatea de
protecţia muncii, referate, situaţii şi evidenţe,
referitoare la protecţia şi condiţiile de muncă. |
Permanent |
|
|
J. Urbanism
şi protecţia mediului înconjurător |
1 |
Planul
urbanistic general, planul urbanistic zonal, alte planuri şi
regulamentul general de urbanism |
Permanent. |
|
2 |
Studii,
referate, avize privitoare la amplasarea noilor investiţii sau extinderi
la obiectivele existente şi la acordurile unice pentru proiectarea
construcţiilor. |
Permanent |
|
|
3 |
Registrul
privind autorizaţiile de construcţii emise |
Permanent |
|
|
4 |
Autorizaţii
de construcţie |
Permanent |
|
|
5 |
Lucrări privind
autorizarea executări de construcţii, reparaţii,
demolări, certificate de urbanism |
Permanent |
|
|
6 |
Registrul de
evidenţă a certificatelor de urbanism |
Permanent |
|
|
7 |
Note de constatare,
rapoarte informări, privind controlul amplasări construcţiilor
şi a lucrărilor edilitare sub raportul respectării
proiectelor, autorizaţiilor şi a prevederilor legale referitor la
disciplina în construcţii. Registrul de control al disciplinei în
construcţii. |
15 ani |
|
|
8 |
Documente
privind închirierea de locuinţe, adrese privind necesarul de
locuinţe, cereri precum şi criterii de repartizare a fondului
locativ de stat. |
Permanent |
|
|
9 |
Evidenţa
monumentelor istorice şi de natură din teritoriu precum şi
lucrări referitoare la protejarea, conservarea şi restaurarea
acestora |
Permanent |
|
|
10 |
Organizarea
administrativă a localităţii, schimbarea denumirilor de
străzi, |
Permanent |
|
|
11 |
Evidenţe,
numerotări a caselor , instituţiilor ţi unităţilor
economice, etc. |
Permanent |
|
|
12 |
Lucrări
privind protecţia mediului înconjurător |
Permanent |
|
|
13 |
Lucrări
privind gospodărirea localităţii, a cursurilor de apă,
trasee turistice, locuri publice şi de agrement, întreţinerea
drumurilor, străzilor, cimitire, amplasarea semnelor de circulaţie
etc. |
Permanent |
|
|
14 |
Inventarul
bunurilor care alcătuiesc domeniul public al oraşului |
Permanent |
|
|
15 |
Inventarul
bunurilor din domeniul privat al oraşului |
Permanent |
|
|
16 |
Lucrări
legate de administrarea bunurilor din domeniul public şi privat al
oraşului |
Permanent |
|
|
17 |
Intabulări
de drept de proprietate |
Permanent |
|
|
18 |
Notificări,
cereri, adrese, documentaţii şi registrul de evidenţă a
Legii nr. 10/2001 |
Permanent |
|
|
19 |
Cereri, adrese,
documentaţii, corespondenţă şi registrul de punere în
aplicare a Legii nr. 18/1991 ; 1/2000, şi 247/2005 |
Permanent |
|
|
20 |
Registrul
titlurilor de proprietate |
Permanent |
|
|
21 |
Fişele
depunere în posesie |
Permanent |
|
|
22 |
Anunţuri,
procese verbale de afişare şi ridicare a anunţurilor |
5 ani |
|
|
K. Protecţie
civilă, prevenirea şi stingerea incendiilor |
1 |
Acte , adrese,
situaţii referitoare la mobilizarea şi pregătirea teritoriului
pentru apărare, activitatea comisiei locale pentru probleme de
apărare, aprovizionarea populaţiei cu produse alimentare şi
nealimentare în caz de război, rechiziţii auto |
Permanent |
|
2 |
Adrese,
situaţii şi acte privind activitatea protecţiei civile,
consiliul local pentru situaţii de urgenţă, centrului operativ
temporar, serviciul voluntar pentru situaţii de urgenţă
şi acte în legătură cu dezastre provocate de fenomenele
meteorologice periculoase. |
Permanent |
|
|
3 |
Adrese şi
legături cu diverse acte din cadrul compartimentului |
10 ani |
|
|
4 |
Acte,
situaţii, referitoare la evidenţa militară,
recrutări-incorporări, mobilizarea la locul de muncă. |
Permanent |
|
|
5 |
Acte cu privire
la prevenirea şi stingerea incendiilor, instrucţii , prezentarea
legislaţiei, etc. |
15 ani |
|
|
6 |
Activitatea
serviciului public de pompieri civili |
Permanent |
|
|
7 |
Lucrări
privind exercitarea atribuţiilor stabilite pe linia organizării,
Apărări Naţionale şi Apărări Civile. |
Permanent |
|
|
8 |
Lucrări în
legătură cu prevenirea şi lichidarea urmărilor
calamităţilor, catastrofelor, inclusiv activitatea comisiilor de
specialitate şi corespondenţa acestora |
Permanent |
|