ROMÂNIA                                                                                                               SE CONFIRMĂ         

JUDEŢUL HARGHITA                                                                                 Directorul Direcţiei Judeţene Harghita

  ORAŞUL BORSEC                                                                                                      a  Arhivelor Naţionale

  CONSILIUL LOCAL

          APROBAT,

         PRIMAR,

Vaida Valentin Alexandru

 

N O M E N C L A T O R

Documentelor de arhivă aprobat prin Hotărârea Consiliului local Borsec

Nr. 22 din 28 martie 2006.

 

Indicatorul şi denumirea compartimentului

Nr.

Dosar

Denumirea dosarului

(conţinutul pe scurt al problemelor la care se referă)

Termen de

păstrare

OBS.

 

 

 

 

 

 

 

 A Serviciul  Administraţie Publică Locală şi Relaţii cu publicul

1

 

 

 

Hotărâri ale consiliului judeţean, decizii ale delegaţiei permanente, ordine ale prefectului, alte precizări cu caracter normativ.

Permanent

 

2

Procese verbale, rapoarte, informări şi alte materiale supuse spre analiză consiliului local.

Permanent

 

3

Hotărârile consiliului local

Permanent.

 

4

Dosare speciale ale şedinţelor, materialul şedinţei, problemele dezbătute

Permanent

 

5

Activitatea comisiilor pe domenii de activitate, procese verbale, evidenţe, rapoarte, avize, etc.

Permanent

 

6

Registrul de evidenţă a hotărârilor şi dispoziţiilor

Permanent

 

7

Lucrări privind alegerile locale şi generale, corespondenţa în domeniu, listele electorale permanente

Permanent

 

8

Evidenţa urmăririi executării sarcinilor din hotărâri, dispoziţii, precum şi corespondenţa legată de realizarea sarcinilor din aceste acte şi din alte acte normative

Permanent

 

9

Evidenţa contractelor de înfrăţire, colaborare, asociere cu autorităţi publice române şi străine

Permanent

 

10

Materiale cu privire la transparenţa decizională

Permanent

 

11

Lucrări privind organizarea şi desfăşurarea activităţilor de cunoaştere şi popularizarea legislaţiei, informare publică directă

5 ani

 

12

Lucrări în legătură cu organizarea de referendum, adunări publice sau alte manifestări

Permanent

 

13

Lucrări în legătură cu asigurarea ordinii publice, organizarea pazei bunurilor, relaţii cu poliţia, corespondenţă

5 ani

 

14

Registrul actelor notariale

Permanent

 

15

Registrul privind înregistrarea de gaj, garanţii etc.

Permanent

 

16

Lucrări privind transmiteri de bunuri, propuneri pentru scoaterea unor terenuri din circuitul agricol, donaţii, succesiuni, ieşiri din indiviziune şi alte acte cu caracter juridic.

Permanent

 

17

Procese, procedură, citaţii, sentinţe de condamnare şi corespondenţă cu organele de procuratură, judecătorii, jandarmerie

Permanent

 

18

Propuneri, sesizări  şi reclamaţii ale cetăţenilor împreună cu referatele şi adresele privind soluţionarea lor. Corespondenţă legată de soluţionarea problemelor ridicate în audienţe, registrul de audienţe

Permanent

 

 

 

 

19

Registrul de audienţe

Permanent

 

20

Registrul de intrare – ieşire a corespondenţei

30 ani

 

21

Registrul de evidenţă a delegaţiilor, deplasărilor

5 ani

 

22

Lucrări referitoare la confecţionarea şi evidenţa ştampilelor şi sigiliilor aflate în folosinţă precum cele scoase din uz.

Permanent

 

 

23

Copia adeverinţelor şi certificatelor eliberate prin care se atestă un anumit fapt, o situaţie, etc.

3 ani

 

24

Indicatoare ale termenelor de păstrare ale documentelor, Inventarele fondului şi colecţiilor arhivistice. Procese verbale de selecţionare cu aprobările de la Arhivele Naţionale

Permanent

 

25

Relaţii şi corespondenţă cu partidele politice, asociaţii, fundaţii, organizaţii neguvernamentale

Permanent

 

26

Adrese corespondenţă legată de coordonarea activităţii serviciilor, compartimentelor de specialitate din cadrul primăriei şi a consiliului

permanent

 

 

27

Condica de prezenţă

3 ani

 

28

Diferite oferte

3 ani

 

29

Invitaţii primite de la diferite instituţii din ţară şi din străinătate şi din partea altor entităţi pentru participare la manifestări culturale, sportive organizate

3 ani

 

30

Procese verbale de îndrumare şi control executate de organele competente şi adresele legate de realizarea sarcinilor stabilite de acestea, Registrul unic de control

Permanent

 

31

Acte, proceduri cu privire la organizare de recensământ.

Permanent

 

32

Lucrări, adrese, documentaţii, corespondenţă şi registrul pentru lansarea de programe şi proiecte.

Permanent

 

 

 

 

 

 

 

 

 

B.

Autoritate tutelară şi asistenţă socială

1

Anchete sociale, dări de seamă, avize rapoarte ţi alte acte privind conducerea şi exercitarea atribuţiilor de autoritate tutelară şi asistenţă socială

Permanent

 

2

Registrul de evidenţe a anchetelor sociale.

 

Permanent

 

3

Registrul de evidenţe a minorilor.

Permanent

 

4

Registrul de evidenţă a persoanelor defavorizate.

Permanent

 

5

Registre cu beneficiarii de alocaţie complementară, monoparentală.

Permanent

 

6

Registrul cu privire la beneficiarii de ajutor social.

Permanent

 

7

Registrul cu privire la beneficiarii de alocaţie de stat pentru copii.

Permanent

 

8

Acte referitoare cu privire la instituirea de tutelă şi curatelă

Permanent

 

9

Acte referitoare la încheierea de acte juridice de către persoane vârstnice

Permanent

 

10

Registrul de evidenţă a dispoziţiilor primarului privind acordarea unor ajutoare

Permanent

 

11

Acte cu privire la handicapaţi

Permanent

 

12

Corespondenţă, registru, alte acte cu privire la distribuţia laptelui praf

5 ani

 

13

Documente cu privire la beneficiarii de indemnizaţie de creştere a copilului până la 2 ani

5 ani

 

 

 

 

 

C.

Resurse Umane, plan, salarizare, personal.

 

 

 

1

State de salarii

50 ani

 

2

Hotărâri, dispoziţii privind resursele umane

Permanent

 

3

Situaţii statistici cu fond salarii şi personal

Permanent

 

4

Declaraţii, contribuţii asigurări sociale

Permanent

 

5

Declaraţii contribuţii asigurări sănătate

Permanent

 

6

Declaraţii, contribuţii fond şomaj

Permanent

 

7

Dosare personale, personal contractual

Permanent

 

8

Dosare personale, funcţionari publici

Permanent

 

9

Diferite adeverinţe pentru atestarea unui fapt.

15 ani

 

10

Corespondenţă cu privire la popriri, reţineri din salarii pentru terţe persoane

15 ani

 

11

Cereri de angajare

10 ani

 

12

Cereri concedii de odihnă, planificarea şi efectuarea concediilor de odihnă

3 ani

 

13

Avize, situaţii, relaţii cu ANFP

10 ani

 

14

Fişe fiscale

Permanent

 

15

Lucrări referitoare la pregătirea şi perfecţionarea pregătirii profesionale a personalului

5 ani

 

16

Concursuri, examene , promovări

5 ani

 

17

Regulamentul de funcţionare, regulamentul de ordine interioară, statutul personalului

Permanent

 

18

Procese verbale cu activitatea depusă de comisia paritară

Permanent

 

19

Procese verbale cu activitatea depusă de comisia disciplinară

Permanent

 

 

 

 

 

 

D. Compartimentul buget – contabilitate, financiar

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1

Buget aprobat

Permanent

 

2

Lucrări privind întocmirea proiectului de buget, surse de autofinanţare, activităţi legal constituite şi corespondenţa în legătură cu executarea bugetului

10 ani

 

3

Acte justificative contabile privind execuţia bugetului prin casă, bancă, registrul de casă, borderouri, chitanţe, extrase de cont

10 ani

 

4

Registrul de evidenţă a veniturilor şi cheltuielilor

10 ani

 

5

Dări de seamă contabile, statistici, rapoarte, sinteze privind execuţia bugetului.

Permanent

 

6

Registrul de evidenţă a materialelor

10 ani

 

7

Situaţii financiare

Permanent

 

8

Centralizatoare salarii, salarii în original

Permanent

 

9

Consum timbre, carburanţi

10 ani

 

10

Deschideri de credite

10 ani

 

11

Contracte privind achiziţii de bunuri, servicii, furnizare

Permanent

 

12

Procese verbale privind execuţia lucrărilor, serviciilor

Permanent

 

13

Angajamente, propuneri, ordonanţări

Permanent

 

14

Documente privind inventarierea patrimoniului

Permanent

 

15

Declaraţii fiscale (TVA)

10 ani

 

16

Registrul jurnal, registru inventar

Permanent

 

17

Registru inventar

Permanent

 

18

Carte mare, fişa conturilor informatizat

10 ani

 

19

Balanţa de verificare

10 ani

 

20

Control financiar preventiv

10 ani

 

21

Comenzi

5 ani

 

22

Oferte pentru procurări prin cumpărări directe

10 ani

 

23

Corespondenţă cu privire la buget, contabilitate

5 ani

 

24

Evidenţa bonurilor de consum

10 ani

 

25

Notă de recepţie şi contactarea de diferenţe

10 ani

 

26

Fişe de magazie

10 ani

 

27

Foaie de parcurs

10 ani

 

 

 

 

 

 

 

E - Financiar

1

Procese verbale cu privire la amenzi

Permanent

 

2

Certificate fiscale

10 ani

 

3

Declaraţii de impunere

Permanent

 

4

Recuperarea creanţelor fiscale

5 ani

 

5

Contracte, abonamente, transport gunoi

Permanent

 

6

Acordări de diminuări, impozite

3 ani

 

7

Extras rol

15 ani

 

8

Registre rol

Permanent

 

9

Regulamente, circulări, instrucţiuni şi alte acte cu caracter normativ

Permanent

 

10

Lucrări privind programe, prognoze, asupra veniturilor

10 ani

 

11

Registru matricol

Permanent

 

12

Extrase cont, ordine de plată, note contabile , cont execuţie şi alte acte privind veniturile bugetare

10 ani

 

13

Situaţii privind stabilirea impozitelor agricole şi a altor impozite

15 ani

 

14

Hotărâri privind stabilirea impozitelor şi taxelor locale

Permanent

 

15

Lucrări privind recensământul contribuabililor, impuneri, situaţii privind realizarea planului de încasări la impozite şi taxe

15 ani

 

16

Referate şi corespondenţă cu privire la realizarea creanţelor, obţinerea titlurilor executori, insolvabili

5 ani

 

17

Procese verbale de verificare al gestiuni, note de control şi de constatare efectuate de organele financiare şi corespondenţa

10 ani

 

18

Registrul de evidenţă a imprimatelor cu regim special

15 ani

 

19

Instrucţiuni şi precizări în legătură cu activitatea financiară

Permanent

 

20

Evidenţa şi dosarele cu deţinătorii de mijloace de transport. Persoane fizice şi juridice.

15 ani

 

F.

Starea civilă

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1

Instrucţiuni, regulamente, ordine, circulări şi alte acte cu caracter normativ emis de organele ierarhic superioare în probleme de stare civilă

Permanent

 

2

Declaraţii şi certificate medicale constatatoare de fapte - naştere

Permanent

 

3

Declaraţii şi certificate medicale constatatoare de fapte - căsătorie

Permanent

 

4

Declaraţii şi certificate medicale constatatoare de fapte - deces

Permanent

 

5

Transcrieri, sentinţe judecătoreşti, sentinţe de divorţ, lucrări privind pierderea cetăţeniei, reconstituire sau întocmirea ulterioară a actelor de stare civilă

Permanent

 

6

Cereri, adrese privind eliberări de certificate şi dovezi de acte de acte de stare civilă pentru uzul organelor de stat.

Permanent

 

7

Documente depuse la organele competente a actelor decedaţilor şi a certificatelor anulate

Permanent

 

8

Registru privind gestionarea certificatelor de stare civilă,

30 ani

 

9

Registru de intrare – ieşire a corespondenţei pe linia de stare civilă

30 ani

 

10

Registru procese verbale de îndrumare şi control

5 ani

 

11

Listele codurilor numerice personale împreună cu corespondenţa şi procesele verbale de rectificare

Permanent

 

12

Registru urmărire certificate de stare civilă declarate dispărute

10 ani

 

13

Registru de evidenţă a livretelor de familie eliberate

Permanent

 

14

Registre de stare civilă

Permanent

 (după 100 ani se depune la Arhivele Naţionale)

 

15

Menţiuni

Permanent

 

 

 

 

 

 

 

 

G.

Serviciul  agricultură

 

 

 

1

Registrul agricol, centralizatorul registrului agricol

Permanent

 

2

Lucrări privind întocmirea şi conducerea registrului agricol

15 ani

 

3

Lucrări privind constituirea şi reconstituirea dreptului de proprietate (cereri, contestaţi, anexe, tabele, hotărâri, sentinţe judecătoreşti, punere în posesie, titluri de proprietate, hărţi cadastrale)

Permanent

 

4

Registrul de transcriere a proprietăţii animalelor, certificate pentru adevărirea proprietăţii şi sănătăţii animalelor, certificate de producător.

15 ani

 

5

Lucrări în legătură cu sectorul zootehnic, recensământul animalelor, prevenirea şi combaterea pericolelor, produse de animale

15 ani

 

6

Amenajamente silvice, privind păşunea şi pădurea

Permanent

 

7

Lucrări privind administrarea păşunilor, repartizare, taxe întreţinere, valorificare bunuri

15 ani

 

8

Administrarea pădurilor, autorizaţii de tăiere, foi de transport, corespondenţă şi relaţii cu organele silvice

10 ani

 

9

Registrul cu evidenţă numerelor de înmatriculare a mijloacelor cu tracţiune animală

15 ani

 

10

Lucrări, dări de seamă, corespondenţă legală de închirieri, concesiuni, licitaţii, vânzări de bunuri mobile şi imobile

Permanent

 

11

Contracte de închirieri, concesiuni, şi alte contracte

Permanent

 

12

Registrul candidaturi şi oferte concesiuni

Permanent

 

13

Registrul contractelor, date şi informaţii referitoare la derularea contractelor de concesiune

Permanent

 

14

Dosarul special al concesiunilor

Permanent

 

H.

Activităţi economice

1

Evidenţa autorizaţiilor de funcţionare, carnet de autorizaţii de funcţionare

Permanent

 

2

Lucrări privind eliberarea autorizaţiilor de funcţionare privind organizarea şi desfăşurarea de activităţi pe baza liberei iniţiative

Permanent

 

3

Registrul cu evidenţa avizelor eliberate de primar

Permanent

 

4

Viza eliberată de primar în vederea înfiinţări, funcţionării, modificări, de activităţi economice pe baza liberei iniţiative

Permanent

 

5

Lucrări în legătură cu aprobarea şi urmărirea programelor de funcţionare a unităţii lor comerciale

10 ani

 

6

Relaţii cu societăţile comerciale, asociaţii familiale, etc.

5 ani

 

7

Lucrări în legătură cu protecţia consumatorului

10 ani

 

8

Lucrări privind organizarea şi administrarea pieţelor, târgurilor şi oboarelor.

Permanent

 

I.

Învăţământ, cultură, sănătate, sport şi culte

1

Lucrări privind sprijinirea activităţilor şcolare, culturale, sportive şi de agrement, a dispensarului uman, a centrului de îmbunătăţire a calităţii vieţi, şi corespondenţa în legătură cu aceştia.

Permanent

 

2

Corespondenţă şi relaţii cu instituţiile de cult şi reprezentanţi acestora

Permanent

 

3

Activitatea de protecţia muncii, referate, situaţii şi evidenţe, referitoare la protecţia şi condiţiile de muncă.

Permanent

 

 

J.

Urbanism şi protecţia mediului înconjurător

1

Planul urbanistic general, planul urbanistic zonal, alte planuri şi regulamentul general de urbanism

Permanent.

 

2

Studii, referate, avize privitoare la amplasarea noilor investiţii sau extinderi la obiectivele existente şi la acordurile unice pentru proiectarea construcţiilor.

Permanent

 

3

Registrul privind autorizaţiile de construcţii emise

Permanent

 

4

Autorizaţii de construcţie

Permanent

 

 

5

Lucrări privind autorizarea executări de construcţii, reparaţii, demolări, certificate de urbanism

Permanent

 

6

Registrul de evidenţă a certificatelor de urbanism

Permanent

 

7

Note de constatare, rapoarte informări, privind controlul amplasări construcţiilor şi a lucrărilor edilitare sub raportul respectării proiectelor, autorizaţiilor şi a prevederilor legale referitor la disciplina în construcţii. Registrul de control al disciplinei în construcţii.

15 ani

 

8

Documente privind închirierea de locuinţe, adrese privind necesarul de locuinţe, cereri precum şi criterii de repartizare a fondului locativ de stat.

Permanent

 

9

Evidenţa monumentelor istorice şi de natură din teritoriu precum şi lucrări referitoare la protejarea, conservarea şi restaurarea acestora

Permanent

 

10

Organizarea administrativă a localităţii, schimbarea denumirilor de străzi,

Permanent

 

11

Evidenţe, numerotări a caselor , instituţiilor ţi unităţilor economice, etc.

Permanent

 

12

Lucrări privind protecţia mediului înconjurător

Permanent

 

13

Lucrări privind gospodărirea localităţii, a cursurilor de apă, trasee turistice, locuri publice şi de agrement, întreţinerea drumurilor, străzilor, cimitire, amplasarea semnelor de circulaţie etc.

Permanent

 

14

Inventarul bunurilor care alcătuiesc domeniul public al oraşului

Permanent

 

15

Inventarul bunurilor din domeniul privat al oraşului

Permanent

 

16

Lucrări legate de administrarea bunurilor din domeniul public şi privat al oraşului

Permanent

 

17

Intabulări de drept de proprietate

Permanent

 

18

Notificări, cereri, adrese, documentaţii şi registrul de evidenţă a Legii nr. 10/2001

Permanent

 

19

Cereri, adrese, documentaţii, corespondenţă şi registrul de punere în aplicare a Legii nr. 18/1991 ; 1/2000, şi 247/2005

Permanent

 

20

Registrul titlurilor de proprietate

Permanent

 

21

Fişele depunere în posesie

Permanent

 

22

Anunţuri, procese verbale de afişare şi ridicare a anunţurilor

5 ani

 

K.

Protecţie civilă, prevenirea şi stingerea incendiilor

 

1

Acte , adrese, situaţii referitoare la mobilizarea şi pregătirea teritoriului pentru apărare, activitatea comisiei locale pentru probleme de apărare, aprovizionarea populaţiei cu produse alimentare şi nealimentare în caz de război, rechiziţii auto

Permanent

 

2

Adrese, situaţii şi acte privind activitatea protecţiei civile, consiliul local pentru situaţii de urgenţă, centrului operativ temporar, serviciul voluntar pentru situaţii de urgenţă şi acte în legătură cu dezastre provocate de fenomenele meteorologice periculoase.

Permanent

 

3

Adrese şi legături cu diverse acte din cadrul compartimentului

10 ani

 

4

Acte, situaţii, referitoare la evidenţa militară, recrutări-incorporări, mobilizarea la locul de muncă.

Permanent

 

5

Acte cu privire la prevenirea şi stingerea incendiilor, instrucţii , prezentarea legislaţiei, etc.

15 ani

 

6

Activitatea serviciului public de pompieri civili

Permanent

 

7

Lucrări privind exercitarea atribuţiilor stabilite pe linia organizării, Apărări Naţionale şi Apărări Civile.

Permanent

 

8

Lucrări în legătură cu prevenirea şi lichidarea urmărilor calamităţilor, catastrofelor, inclusiv activitatea comisiilor de specialitate şi corespondenţa acestora

Permanent